Comprendre ArdemService
Au Sénégal, un colis voyage facilement de ville en ville grâce aux bus — mais une fois arrivé en gare, il faut encore aller le chercher. ArdemService s'occupe de ce dernier kilomètre: dès que le colis arrive en gare, un livreur l'apporte directement à la porte du destinataire, avec une preuve de livraison. Ce guide explique qui fait quoi, qui accède à quoi, et le déroulé complet d'un colis.
Le parcours en un coup d'œil
Les rôles
Qui fait quoi, et depuis quel espace
Administrateur
Le chef d'orchestre de la plateforme.
Il décide qui peut faire quoi : il crée les comptes et attribue les rôles. Il configure les transporteurs partenaires (leurs gares, leurs lignes, leur taux de commission) et fixe les zones de livraison et les prix. Il peut aussi entrer dans les espaces opérationnels pour dépanner.
- Crée les comptes et attribue les rôles
- Configure transporteurs, gares et lignes
- Paramètre les zones et les grilles tarifaires
Accès : Back-office /admin
Agent
Il opère depuis sa gare, au départ comme à l'arrivée.
En poste dans une gare, il enregistre les colis au départ (calcul du tarif, impression de l'étiquette) et réceptionne ceux qui arrivent chez lui : il les regroupe par zone, les confie aux livreurs et tient la caisse. Toute gare expédie et reçoit : un seul rôle, le parcours complet.
- Enregistre les colis et imprime l'étiquette
- Réceptionne les colis arrivés dans sa gare
- Affecte les tournées et tient la caisse
Accès : Espace agent /agent
Livreur
Il fait le dernier kilomètre, jusqu'à la porte.
Sur le terrain, avec son téléphone. En début de journée il se met « en service » : son téléphone transmet alors sa position, visible sur la carte de supervision. Il reçoit sa tournée du jour, se rend à chaque adresse en s'aidant des repères, du GPS et de la note vocale, remet le colis contre un code de réception, prend une photo et fait signer, puis encaisse les frais en espèces.
- Suit sa tournée du jour (mobile)
- Se met « en service » et partage sa position
- Navigue vers chaque adresse
- Livre avec photo, signature et code OTP
- Encaisse en espèces
Accès : Espace livreur /livreur
Partenaire (transporteur)
La compagnie de transport, en lecture seule.
Le transporteur partenaire (par exemple une compagnie de bus) consulte ses indicateurs sans rien modifier : ses volumes en temps réel, sa qualité de service et son NPS, ses commissions et reversements. Il exporte ses rapports mensuels. Il ne voit que ses propres données.
- Suit ses volumes en temps réel
- Analyse sa qualité de service et son NPS
- Suit ses commissions et exporte ses rapports
Accès : Espace partenaire /partenaire
À venir : Point relais(dépôt en cas d'absence) et Marchand (injection de commandes e-commerce, paiement à la livraison).
Qui accède à quoi
Les espaces de l'application et leurs accès
1. Chaque agent appartient à un transporteur
Un agent de Dem-Dikk ne voit que les gares de Dem-Dikk. C'est ce qui permet à plusieurs sociétés de cohabiter sur la même plateforme sans se mélanger.
2. Chaque gare expédie et reçoit
Un seul rôle « Agent » : il enregistre les départs de sa gare, réceptionne les colis qui y arrivent, affecte les tournées et tient la caisse.
3. Une personne peut cumuler les rôles
Un agent de gare qui fait aussi des tournées garde un seul compte : on lui coche les deux rôles. Une rubrique « Espaces » apparaît alors dans son menu pour passer de l’un à l’autre.
| Espace | Accessible à | Contenu |
|---|---|---|
Public / et /suivi | Tout le monde, sans compte | Accueil et suivi d'un colis par son code |
Espace agent /agent | Agent, Admin | Enregistrement, étiquette, scan, affectation, colis, caisse |
Espace livreur /livreur | Livreur | Tournée du jour, livraison, encaissement |
Back-office /admin | Admin | Utilisateurs, transporteurs, zones, tarifs, tableau de bord |
Espace partenaire /partenaire | Partenaire | Tableau de bord, commissions et rapports |
Le profil « plateforme » (administrateur) n'est rattaché à aucune société et voit l'ensemble.
Le parcours d'un colis
Étape par étape, de l'enregistrement à la porte
- EnregistréAgent (au départ)
L'agent saisit l'expéditeur, le destinataire et le colis. Le tarif se calcule automatiquement depuis la grille et une référence unique est créée.
- ÉtiquetéAgent (au départ)
Une étiquette avec un code QR signé est imprimée et collée sur le colis. Le destinataire reçoit un lien de suivi (SMS + e-mail).
- En transitTransport
Le colis voyage en bus jusqu'à la gare de destination.
- Arrivé à destinationAgent (gare d'arrivée)
À la descente du bus, l'agent scanne l'étiquette. Le destinataire est prévenu que son colis est arrivé.
- Affecté à une tournéeAgent (gare d'arrivée)
Les colis sont regroupés par zone de livraison et confiés à un livreur, ce qui crée sa tournée.
- Enlevé chez l’expéditeurLivreur (course directe uniquement)
Étape propre à la course directe, qui remplace tout le trajet en car : le livreur récupère le colis chez l’expéditeur, sa position atteste du lieu et de l’heure de la prise en charge. Il indique au passage si l’expéditeur règle sur-le-champ.
- En cours de livraisonLivreur
Le livreur démarre sa tournée. Un code de réception (OTP) à 6 chiffres part au destinataire par SMS.
- LivréLivreur
À la porte, le destinataire donne son code, le livreur prend une photo, fait signer et encaisse les frais. La livraison est prouvée.
En cas d'imprévu: une livraison peut être marquée en échec (avec un motif), un colis peut passer en litige, être retourné à l'expéditeur ou annulé.
Exemple concret : un colis de Thiès à Dakar
- 1Au guichet de la gare de Thiès, l'agent enregistre le colis d'Aïssatou pour sa cousine Fatou, à Dakar (Plateau, zone A). Le prix s'affiche, une référence est générée. → Enregistré
- 2L'agent imprime l'étiquette QR et la colle. Fatou reçoit un SMS avec un lien pour suivre le colis. → Étiqueté
- 3Le colis part en bus vers la gare de Dakar. → En transit
- 4À l'arrivée, l'agent de la gare scanne l'étiquette. Fatou est notifiée : « votre colis est arrivé ». → Arrivé à destination
- 5L'agent regroupe les colis de la zone A et les confie à un livreur. → Affecté
- 6Le livreur démarre sa tournée ; Fatou reçoit son code de réception par SMS. → En cours de livraison
- 7Chez Fatou : elle donne son code, le livreur photographie le colis, fait signer et encaisse les frais. → Livré
- 8Le soir, l'agent fait la caisse (encaissé vs attendu). Une commission est due au transporteur, et Fatou peut noter le service.
L'argent : encaissement, caisse, commissions
En version actuelle, le paiement des frais de livraison se fait en espèces, à la remise.
- 1Le livreur saisit le montant reçu au moment de la livraison — chaque transaction est tracée (montant, livreur, horodatage).
- 2En fin de journée, la caisse rapproche ce qui a été encaissé par chaque livreur et ce qui était attendu, et signale tout écart.
- 3La clôture se fait une fois la journée terminée : elle fige les totaux et n'est plus modifiable. C'est le contrôle financier de référence.
- 4Un encaissement mal saisi n'est jamais effacé : il est annulé par une écriture inverse, tracée et justifiée.
- 5Pour chaque colis livré, une commission est automatiquement calculée pour le transporteur (taux figé). Si un litige donne lieu à un remboursement, elle est réduite d'autant : on ne facture pas une commission sur de l'argent rendu au client.
- 6Le mobile money viendra plus tard : la logique restera identique, seul le moyen de paiement changera.
Côté client (le destinataire)
Le destinataire n'a pas besoin de compte : tout passe par des notifications et une page de suivi publique.
- 1Il est prévenu à chaque étape clé (enregistrement, arrivée, livraison imminente, livraison).
- 2Il suit son colis sur la page publique grâce au code de suivi.
- 3Il peut préciser son adresse : point GPS, repères en texte libre, note vocale, photo de la devanture.
- 4Il reçoit un code OTP à la livraison, puis peut évaluer le service.
Concepts clés
Le vocabulaire de la plateforme, avec des exemples
Transporteur, gare, ligne
Un transporteur est une société de transport. Ses gares sont ses points physiques : chacune peut expédier et recevoir des colis. Une ligne relie une gare d'origine à une destination.
Exemple — Dem-Dikk (transporteur) a une gare à Thiès et une à Dakar ; la ligne « Thiès → Dakar » relie les deux.
Zone & tarif
La ville de livraison est découpée en zones. Le prix se calcule sur une grille tarifaire — zone × catégorie × tranche de poids — versionnée par date d'effet pour garder l'historique des prix.
Exemple — Un colis standard de 3 kg vers la zone A (Dakar-Plateau) est facturé selon la ligne correspondante de la grille en vigueur.
Code OTP & preuve de livraison
Un code à 6 chiffres est envoyé au destinataire et exigé à la remise. Combiné à la photo du colis et à la signature, il prouve la bonne réception — et évite les litiges.
Exemple — Fatou reçoit « 4821 » par SMS ; le livreur ne peut valider la remise que si elle lui communique ce code.
Commission
À chaque colis livré, une commission revient au transporteur, calculée sur le tarif facturé à un taux paramétrable. Le taux est figé au moment du calcul, et un statut de reversement suit le paiement.
Exemple — Sur une livraison facturée 1 000 FCFA avec un taux de 25 %, 250 FCFA reviennent au transporteur.
Notifications sur le téléphone
L'application peut être installée sur le téléphone (PWA) et prévenir chaque profil des événements qui le concernent, même écran éteint : nouvelle tournée pour un livreur, colis arrivé ou litige pour un agent, écart de caisse pour un administrateur. L'activation se fait une fois, depuis la cloche de l'application, et se coupe à la déconnexion.
Exemple — Un agent affecte 6 colis à un livreur : celui-ci reçoit aussitôt « Tournée mise à jour » sur son téléphone.
Partage de position du livreur
Le livreur active lui-même « En service » et accepte le partage de sa position ; son téléphone la transmet alors régulièrement pendant sa tournée, et elle apparaît sur la carte de supervision. Rien n'est transmis hors service, et le consentement ne survit pas à la déconnexion — important sur un téléphone partagé.
Exemple — Si la position ne part pas (GPS refusé ou réseau coupé), l'application l'indique clairement au livreur au lieu d'afficher « position partagée ».
Questions fréquentes
Les réponses courtes aux questions qui reviennent
Pourquoi un agent ne voit-il que certaines gares ?
Parce qu'il est rattaché à un transporteur. Un agent de Dem-Dikk ne voit que les gares de Dem-Dikk. Cela permet à plusieurs sociétés d'utiliser la même plateforme sans mélanger leurs colis.
Un agent voit-il l'envoi et la réception ?
Il y a un seul rôle « Agent ». Tout agent enregistre les colis au départ de sa gare, réceptionne ceux qui y arrivent, affecte les tournées et tient la caisse. Pas besoin de deux comptes par gare.
Une même personne peut-elle être agent et livreur ?
Oui, et il ne faut surtout pas créer deux comptes : chaque action reste ainsi attribuée à la bonne personne. L’administrateur coche les deux rôles sur le compte existant ; une rubrique « Espaces » apparaît dans le menu pour basculer de l’un à l’autre. Le changement est immédiat, sans se déconnecter. L’application rouvre ensuite le dernier espace utilisé.
Comment imprimer une étiquette depuis un téléphone ?
L'imprimante thermique se pilote par Bluetooth, mais un navigateur ne sait pas lui parler directement. Il faut installer une fois l'application gratuite RawBT depuis le Play Store, appairer l'imprimante dans les réglages Bluetooth d'Android (code 0000 ou 1234), puis la choisir dans RawBT. Ensuite, le bouton « Bluetooth » de la page d'étiquette imprime d'un seul geste : l'étiquette part en image, à la taille exacte du support choisi, sans fenêtre d'impression ni réglage de marge. Sur iPhone ce n'est pas possible : il faut un téléphone Android.
À quoi sert le code OTP ?
C'est un code de réception à 6 chiffres envoyé au destinataire. Le livreur ne peut confirmer la livraison que si le destinataire le lui donne — c'est la preuve qu'il a bien reçu son colis.
Peut-on aller chercher un colis chez l’expéditeur ?
Oui : c’est la « course directe ». Le livreur va prendre le colis chez l’expéditeur et le porte au destinataire, sans car ni gare. Elle s’enregistre de deux façons : le livreur la crée depuis son téléphone quand il est déjà sur place (bouton « Nouvelle course »), ou un agent la saisit au guichet et désigne un livreur. Le suivi client ne parle alors ni de bus ni de gare.
Une course coûte-t-elle plus cher ?
Oui, du montant de la majoration d’enlèvement, fixée par l’administrateur sur la grille tarifaire et ajoutée automatiquement au tarif de la zone. Le prix reste modifiable au cas par cas, avec motif obligatoire.
Qui paie une course, et quand ?
En général l’expéditeur, en confiant le colis au livreur : celui-ci répond « Oui, il règle » au moment de l’enlèvement, et le destinataire n’a alors plus rien à payer. Sinon, la somme est encaissée à la remise, comme pour un envoi ordinaire. Dans les deux cas l’argent est dû par le livreur à la caisse.
Le transporteur touche-t-il une commission sur une course ?
Non. Aucun car n’a roulé et le colis n’est passé par aucune gare : la prestation est entièrement assurée par la plateforme, aucune commission n’est générée.
Comment le prix est-il calculé ?
Automatiquement, à partir d'une grille tarifaire : selon la zone de livraison, la catégorie du colis et sa tranche de poids. L'agent n'a rien à saisir, le tarif s'affiche seul. Une course directe y ajoute la majoration d'enlèvement.
Comment se passe le paiement ?
En espèces, à la remise (version actuelle). Le livreur saisit le montant reçu, et la caisse de fin de journée fait le rapprochement. Le paiement mobile money est prévu pour plus tard.
Qui peut voir le tableau de bord d'un partenaire ?
Le partenaire lui-même, uniquement pour son propre transporteur. Les données d'un transporteur ne sont jamais visibles par un autre.
Un colis peut-il partir de n'importe quelle gare ?
Oui. Toutes les gares sont équivalentes : chacune peut expédier et recevoir. À l'enregistrement, l'agent choisit la gare de départ et la gare d'arrivée parmi les gares de son transporteur — dans les deux sens.
Comment activer les notifications sur mon téléphone ?
Installez l'application depuis votre navigateur (« Ajouter à l'écran d'accueil »), puis touchez la cloche dans l'application et acceptez. Sur iPhone, l'installation est obligatoire : les notifications ne fonctionnent pas depuis Safari seul. Vous ne recevrez que les événements qui vous concernent, et elles se coupent à la déconnexion.
L'application suit-elle les livreurs en permanence ?
Non. Un livreur ne transmet sa position que lorsqu'il s'est mis « en service » et qu'il a accepté le partage. Hors service, rien n'est transmis. Le consentement est effacé à la déconnexion, ce qui protège le livreur suivant sur un téléphone partagé.
Peut-on corriger une erreur de caisse ?
Un encaissement mal saisi peut être annulé par un administrateur : l'écriture d'origine n'est jamais effacée, elle est neutralisée par une opération inverse tracée et justifiée. En revanche, une journée clôturée est définitive — c'est ce qui rend la caisse fiable. Clôturez donc une fois la journée réellement terminée.
Que se passe-t-il si le destinataire est absent ?
Le livreur marque la livraison en échec avec un motif. Le colis reste suivi et pourra être représenté. Le dépôt en point relais est prévu dans une prochaine version.
Chaque écran propose aussi une aide « À quoi sert cette page », repliable, pour se repérer en un coup d'œil.